چگونه در جلسات اداری موفق ظاهر شویم

رسیدن به هدف مورد نظر در پایان جلسه از دغدغه های کارکنان و مدیران یک مجموعه است به همین خاطر افراد حاضر در جلسه باید بتونن سخن،دیدگاه و نظر خودشونو به خوبی بیان کنند تا تاثیر گذار باشن و برای این مهم حتماً باید مثل خیلی از امور دیگه مهارت و فن لازم رو یاد بگیریم که متاسفانه چون اغلب به مهارت لازم برای یک ارائه ی مطلوب در یک جلسه نرسیدیم دچار اضطراب،ترس و استرس می شیم که شاید بزرگترین مشکل همه ی ما همین ترس و اضطراب در یک جلسه سخنرانی باشه.پس با ما همراه باشید تا چند تکنیک ساده رو باهم مرور کنیم:

1- مشخص نبودن هدف و عدم آمادگی برای حضور در جلسه

با توجه به تجربه ای که از حضور در جلسات اداری دارم اکثر کسانی که در جلسه حضور پیدا می کنند فقط زمان،مکان و محور کلی جلسه رو می دونن و  برای صحبت کردن و ارائه ی دیدگاه خودشون هیچ آمادگی،تفکر قبلی،یادداشت برداری و تمرینی ندارن.

این مهم ترین بخش کار ماست که اولین خشت حضور در جلسات اداری رو قریب به اتفاق کج می زاریم برای همین خیلی اوقات در جلسات دیده شده که چون افراد حاضر هدفی برای خود متناسب با موضوع مشخص نکردن به قول معروف از هر دری سخنی مطرح می کنن که حتی گاهی از موضوع اصلی جلسه خارج می شن .اما چطور برای خودمون هدف تعیین کنیم؟

الف – با جمع آوری اطلاعات از طریق مشاهدات عینی درون سازمانی و جست و جو کنکاش از همکاران اطلاعات خودتون رو کامل کنید تا در جلسه هدفمندتر سخن بگید، حتی شما به واحد های مختلف مراجعه کنید و از دغدغه ها ،نقطه نظرها و دیدگاه های همکاران دیگه استفاده کنید.

ب- اگر در جلسات قبلی موضوعی مطرح شده که قرار بر پیگیری اون بوده بررسی کنید که چقدر از اون کار انجام شده و چقدر از اون کار هنوز به اتمام نرسیده.

ج- نسبت به وظایف ، اهداف و آمار واحد سازمانی خودتون اشراف کامل داشته باشید

دوستان آماده نشدن برای چیزی، یعنی آماده شدن برای شکست.پس آماده باشید برای ارائه ی یک سخنرانی فوق العاده .

2-یادداشت برداری کنید:

حالا که  هدف تون مشخص شده بهترین کار اینه که چیزهایی که میخواید بگید رو در یک دست نوشته تیتروار بنویسید.توجه کنید نباید متن کامل صحبت هاتون رو بنویسید و بعداً از روی اون بخونید، بدترین کار در جلسه خوندن از روی نوشته است چون حس انتقال مفاهیم برای مخاطب یک حس خشک، بی روح و بدون کاریزما خواهد بود.

منظور از یادداشت برداری نوشتن تیتروار نکاتی ست که قرار شما صحبت کنید.در برگه ی کوچیکی تیتر صحبت هاتون رو بنویسید.این کار چند مزیت داره :

اولاً ترتیب صحبت هاتون مشخص میشه که می تونید اونها رو عقب جلو کنید و بهترین ترتیب رو برای گفتنش داشته باشید

دوم اگر کسی در حین جلسه برخی از نکات شما رو گفت اون ها رو حذف کنید و سوم تسلط و اشراف شما روی موضوعات بالا میره و چیزی رو از خاطر نخواهید برد.

فقط در یادداشت برداری دقت کنید برگه تون پر از خط خوردگی نباشه،خوش خط و خوانا بنویسید، برگه ی یادداشت برداری تون رو خیلی کوچیک انتخاب نکنید،ریز ننویسید.

3-تمرین و تمرین و تمرین:

برای کسب مهارت در هرچیزی تمرین از نیازهای ضروی است. حالا  که هدف رو مشخص کردید آماده شدید و یادداشت برداری هم انجام شد باید تمرین کنید.یک جلسه فرضی رو در ذهن تون ترسیم کنید و با توجه به یادداشت هایی که برداشتید شروع کنید به صحبت کردن.

لطفاً از ابتدای تمرین صداتون رو ضبط کنید و بعداً با گوش دادن های مکرر اشکالات خودتون رو برطرف کنید و اونقدر اینکار و تکرار کنید تا به قدرت خوبی برای ارائه برسید.توجه داشته باشید تمرین و تکرار به شما اعتماد به نفس میده.ما در دوره ی سخنرانی و فن بیان به انجام دادن تمرین های عملی در هر جلسه از کلاس خیلی تاکید داریم

4-کم گوی و گزیده گوی :

این اصل رو به یاد داشته باشیم که هرچقدر بیشتر صحبت کنیم ارزش حرف ما کمتر خواهد بود.از خواندن شعرهای بلند،تشکرکردن های بی مورد و بی جا، تکرار صحبت هایی که دیگران گفتن ، پرداختن به جزئیات خارج از توان جلسه و مطرح کردن نکاتی خارج از هدف و موضوع جلسه بپرهیزیم و در عوض دقیق باشیم که چی میگیم تا دیگران رو متقاعد کنیم، سلیس و روان صحبت کنیم، نکته هایی هدفمند،هوشمندانه و به جا بگیم چون قراره در یک زمان کوتاه بیشترین اثر رو بزاریم.

5-الگوبرداری از افراد موفق :

به رفتار افراد موفق در هنگام صحبت کردن در جلسه خوب توجه کنید که چطور شروع می کنند، چطور طرح موضوع می کنند،چطور از واقعیت ها و آمار و اطلاعات و یا اتفاقات و داستان های ملموس استفاده می کنند و از چه بیان و لحنی برای انتقال مفاهیم خود بهره می گیرند و نهایتاً باچه شیوه ای اون رو به پایان می برند.